Manajemen Pengadaan

 Kalau kita berbicara tentang manajemen pengadaan tentulah harus tahu apa yang melatar belakangi manajemen pengadaan?

Yang melatar belakangi adalah “ setiap barang yang dijual, 40-70% membutuhkan biaya”. Nah..itu didapatkan dari biaya material dalam suatu perusahaan.

Sedangkan yang menjalankan sebuah manajemen pengadaan adalah bagian pengadaan yang secara umum memiliki visi  untuk memenuhi semua barang/bahan yang  dibutuhkan Perusahaan secara tepat waktu , tepat mutu, tepat pemasok dengan harga yang wajar dan kompetitif. Oleh karena itu, tugas dari bagian pengadaan antara lain : Merancang hubungan yang tepat dengan supplier, Memilih supplier yang tepat , Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang tepat untuk mendukung aktivitas pengadaan , Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier, Mengelola proses pembelian, dan Mengevaluasi kinerja supplier

Untuk itu, yang harus dilakukan oleh Bagian Pengadaan adalah Merancang hubungan yang tepat dengan supplier dimana ada 2 cara/strategi pengadaan yang meliputi proses pembelian barang pada supplier yaitu,

Pembelian rutin : Cara ini berlaku untuk perusahaan yang sudah memiliki supplier yang jelas  dimana sudah terjadi kesepakatan jangka panjang di antara kedua pihak. Contohnya seperti perusahan cetak/print yang memiliki supplier pabrik kertas

Tender atau lelang : Strategi ini berlaku untuk perusahaan yang menyupplai barang dengan spesifikasi teknis yang cukup kompleks dan tidak akan dibeli berulang-ulang karena barang yang akan dibeli bukan merupakan barang yang standart sehingga supplier yang dimiliki tidak tetap.

Selain itu, perusahaan juga memiliki aturan yang memang mengharuskan penyuplaian/pembelian barang dilakukan dengan proses tender.

 Nah..kalo sudah seperti itu, apakah lelang dan tender itu sama??? TIDAK!!! Lelang dan tender itu berbeda. Hal yang membedakannya adalah jika tender,  saat pertama kali pihak perusahaan menawarkan harga pada para calon supplier, maka harga itu tidak bisa lagi direvisi. Sedangkan lelang, para calon supplier berkesempatan menawarkan harga/menurunkan harga sampai batas waktu lelang yang ditentukan. Kemudian untuk caranya, dalam system tender biasanya  tidak memperlihatkan harga penawaran dari supplier satu ke supplier lainnya(rahasia antara 2 pihak saja), sedangkan pada lelang justru para calon supplier diundang untuk mengikuti proses lelang dimana pada proses ini terjadi keterbukaan dari semua pihak.

Pemilihan Supplier yang tepat bagi perusahaan

 Salah satu metodenya yaitu dengan AHP (Analytical Hierarchy Process) dengan langkah langkah sebagai berikut:

1.       Menentukan criteria – criteria pemilihan

a.       Kualitas, dimana kualitas supplier akan sangat mempengaruhi pula kualitas perusahaan yang akan berdampak langsung pada kesan pelanggan.

b.      Waktu kirim

Berhubngan dengan jarak dan kapasitas, dimana semakin dekat jarak akan semakin pendek waktu kirimnya dan sebaliknya. Dan besar kecilnya kapasitas yang mampu dikirim dalam satu pengiriman, akan mempengaruhi waktu  kirimnya

c.       Finansial

Meliputi penawaran dan potensi. Penawaran tentunya sangat dipertimbangkan karena selain masalah kualitas ,perusahaan juga harus melakukan pengoptimalan keuangan dengan mempertimbangkan potensi potensi yang ada dari calon supplier.

d.       Inovasi

Inovasi yang diharapkan perusahaan sangat tinggi melihat semakin canggihnya tehnologi dan dorongan persaingan antar perusahaan, sehingga para peserta/calon supplier harus meyakinkan dan mampu memberikan inovasi-inovasi baru yang ditawarkan.

2.       Selanjutnya dari criteria-kriteria tadi masing-masing akan diberikan bobot dengan tujuan memudahkan dalam menghitung bobot masing-masing supplier.

3.       Selanjutnya setelah bobot masing-masing terhitung, kemudian dilakukan pengurutan

Salah satu aplikasi dalam manajemen pengadaan adalah e-Procurement.

Read more »

Manajemen Resiko

Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Dalam perkembangannya Risiko-risiko yang dibahas dalam manajemen risiko dapat diklasifikasi menjadi

    Risiko Operasional
    Risiko Hazard
    Risiko Finansial
    Risiko Strategik

Hal ini menimbulkan ide untuk menerapkan pelaksanaan Manajemen Risiko Terintegrasi Korporasi (Enterprise Risk Management).

Manajemen Risiko dimulai dari proses identifikasi risiko, penilaian risiko, mitigasi,monitoring dan evaluasi.

Read more »

Management Komunikasi

DEFINISI MANAJEMEN KOMUNIKASI
Manajemen komunikasi adalah proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyaluntuk memberi informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yangsama dan dikondisikan oleh konteks hubungan para para komunikator dan kontekssosialnya (Cutlip, 2007).

Komunikasi efektif adalah :
1. Pemberi dan penerima pesan berpandangan sama.
2. Pemberi dan penerima pesan dapat membuka percakapan selanjutnya.
3. Pemberi dan penerima pesan saling mengerti dan memahami.
4. Suasana saat berkomunikasi hangat dan akrab.

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement  , yang memiliki arti seni melaksanakandan mengatur.
Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.
MaryParker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui oranglain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untukmencapai tujuan organisasi.
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah prosesperencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapaisasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai denganperencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir,dan sesuai dengan jadwal.
 

Read more »

Manajemen Sumber Daya

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya(tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.  MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll.
Unsur MSDM adalah manusia.
Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.

Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen Sumber Daya Manusia

Peranan karyawan bagi sebuah perusahan berupa keterlibatan mereka dalam sebuah perencanaan, sistem, proses dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Berbicara mengenai peranan tenaga kerja, harus dibedakan antara mereka yang memiliki pekerjaan dan mereka yang bekerja. R.Kyosaki menyebutnya dalam empat tingkatan (quadrant) yaitu self employed, employe, pebisnis dan investor. Karyawan adalah mereka yang bekerja pada orang lain dengan menjual jasa mereka; waktu, tenaga dan pikiran untuk perusahan dan mendapat kopensasi dari perusahan tersebut. Namun berbicara mengenai tenaga kerja ini masih umum. Karena ada yang tidak bekerja, yang bekerja (pada orang lain/negara/swasta) dan mereka yang bekerja sendiri.

Dalam MSDM yang ingin ditelah adalah karyawan (mereka yang menjual jasa-pikiran, tenaga dan waktu- kepada orang lain atau perusahaan. Disini terjadi sebuah ikatan atau kontrak mengenai hak dan kewajiban masing-masing.

Perencanaan

Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (Preparation and selection)

Persiapan. Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya.

Rekrutmen & Seleksi

1. Rekrutmen tenaga kerja/Recruitment. Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan/job description dan juga spesifikasi pekerjaan/job specification.
2. Seleksi tenaga kerja/Selection. Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup/cv/curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi lainnya.

3.      Menurut Cut Zurnali (2010), sebuah organisasi atau perusahaan harus dapat mencari dan menarik calon karyawan yang memiliki kemampuan bekerja dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, yang biasa disebut sebagai pekerja pengetahuan (knowledge worker). Mengutip pendapat Drucker (2002:135): Kontribusi manajemen yang paling penting yang dibutuhkan pada abad ke-21 ini adalah meningkatkan produktivitas kerja pengetahuan (knowledge work) sekaligus meningkatkan produktivitas pekerja pengetahuan (knowledge worker). Produktivitas kerja pengetahuan (knowledge work) berarti perusahaan meningkatkan cakupan kerjanya pada pemanfaatan teknologi yang berbasis pengetahuan, termasuk didalamnya memanfaatkan semaksimal mungkin penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam meningkatkan profitabilitas sekaligus memperkuat daya saing (competiveness) perusahaan. Kerja pengetahuan adalah kenyataan yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan atau setiap organisasi, baik organisasi laba (perusahaa atau korporasi) maupun organisasi nirlaba (seperti kantor-kantor pemerintah atau NGO). Sedangkan peningkatan produktivitas pekerja pengetahuan (knowledge worker) bermakna bagaimana memanfaatkan semaksimal mungkin pengetahuan dan kemampuan para pekerja pengetahuan dalam menjalankan setiap pekerjaan atau tugas yang diberikan perusahaan kepada mereka.

4.     
Cut Zurnali (2010) mendefinisikan pekerja pengetahuan atau knowledge worker (K-Worker) sebagai karyawan sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk mendesain, membangun, menguji, memelihara, dan mengoperasikan infrastuktur dan aplikasi keorganisasian dengan sentuhan teknologi informasi dan komunikasi sehingga dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien sekaligus dapat memberikan kepuasaan bagi para stake holder organisasi tersebut.

5.     
Lebih lanjut dipaparkan bahwa kekhasan pekerja pengetahuan terletak pada adanya otonomi untuk menikmati kebebasan dalam pekerjaan, bergerak, dan melawan perintah dan budaya pengendalian. Dalam perkembangannya, K-worker cenderung memiliki kemampuan mengoperasikan perusahaan sehingga mereka dapat memiliki satu atau lebih perusahaan yang dapat berupa perusahaan komersial ataupun perusahaan non profit. Beragam perusahaan pengetahuan dapat memilih untuk membantu menempatkan bidang pengetahuan dan teknologi yang biasanya ditujukan untuk pengembangan kemampuan dalam industri utama seperti industri telekomunikasi, pendidikan dan konsultan, pertambangan, otomotif, semi konduktor, dan bioteknologi.

6.     
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan oleh Cut Zurnali tersebut, dapatlah ditarik sebuah kesimpulan bahwa pada era sekarang ini sudah saatnya sebuah departemen SDM merekrut karyawan-karyawan dengan kualifikasi knowledge worker agar sebuah organisasi atau perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dalam jangka panjang, sekaligus memberikan keuntungan kepada para stake holder organisasi tersebut, tidak hanya pada saat ini tapi juga di masa depan.

Pelatihan, Pengembangan & Penilaian Prestasi

1. Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and evaluation). Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
2. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (Compensation and protection). Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pyang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu. Kompensasi atau imbalan yang diberikan bermacam-macam jenisnya yang telah diterangkan pada artikel lain pada situs organisasi.org ini.

Promosi, Pemindahan dan Pemisahan

1. Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar. Demosi, kadang-kadang disebut transfer ke bawah, adalah sebuah jenis transfer meliputi pemotongan pembayaran, hak dan kesempatan.

2. Pemisahan, disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, adalah perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji. Umumnya adalah untuk mengurangi kelebihan beban biaya tenaga kerja dan permasalahan keuangan perusahaan semakin serius.

3. Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

4. Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri.

5. Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun

Read more »

Projecy Quality Management

Penegrtian Project Quality Management

Project quality management memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan.

Prosesnya meliputi :
o) Quality Planning : mengidentifikasikan standar kualitas yang relavan dengan proyek dan bagaimana memuaskan mereka.
o) Quality Assurance : secara berkala mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan untuk memastikan proyek ini memenuhi standar kualitas yang relavan.
o) Quality Control : hasil pemantauan proyek tertentu untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar mutu yang relavan.

Quality Planning 
o) Berarti kemampuan untuk mengantisipasi situasi dan menyiapkan tindakan untuk membawa hasil yang diinginkan.
o) Penting untuk mencegah cacat dengan :
    - Memilih bahan yang tepat.
    - Pelatihan dan mengindoktrinasi orang-orang dalam kualitas.
    - Perencanaan proses yang menjamin hasil yang sesuai.


Quality Assurance
o) Jaminan kualitas mencakup semua kegiatan yang berkaiatan dengan memenuhi standar kualitas yang relavan untuk sebuah proyek.
o) Tujuan lain dari jaminan kualitas adalah peningkatan mutu berkelanjutan.
o) Benchmarking menghasilkan ide untuk perbaikan kualitas dengan membandingkan praktek proyek tertentu atau karakteristik produk kepada mereka dari proyek-proyek lain atau produk didalam atau diluar organisasi.
o) Quality audit adalah tinjauan tersetruktur kegiatan manajemen mutu spesifik yang membantu mengidentifikasi pelajaran yang dapat meningkatkan kinerja pada proyek-proyek yang sedang atau akan.

Quality Control
Output utama quality control adalah :
  - Acceptance  decisions
  - Rework
  - Process adjusments

 

Read more »

Project Cost Management

Pengertian Cost dan Project Cost Management

o) Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau terdahulu untuk mencapai tujuan tertentu atau terdahulu untuk sesuatu yang diberikan dibursa.

     - Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar.

o) Biaya Pengelolan Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proses ini selesai dalam suatu anggaran yang disetujui.

     - Manajer proyek harus memastikan proyek mereka didefinisikan dengan baik, memiliki waktu yang akurat dan estimates biaya dan memiliki anggaran yang realistis bahwa mereka terlibat dalam menyetujui.

Proses Project Cost Management 

Ada tiga proses project cost management :

o) Cost estimating : mengembangkan suatu pendekatan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk meyelesaikan sebuah proyek.

o) Cost budgeting : Mengalokasikan perkiraan biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasr untuk mengukur kinerja.

o) Cost control : perubahan pengendalian terhadap anggaran proyek. 

Read more »

Project Time Management

Manajemen yang tepat waktu pada setiap proyek sangat penting. Hal ini juga salah satu tugas yang paling menantang dan dapat menjadi penyebab utama konflik pada sebuah proyek. Setiap manajer klien dan proyek menginginkan penyelesaian tepat waktu dari proyek. dalam hal ini, mereka memiliki tujuan bersama. Ada beberapa proses yang dapat membantu dalam penyelesaian yang sukses dari proyek tepat waktu.



Proses Management Waktu Proyek

1. Definisi Kegiatan : Mengidentifikasikan kegiatan spesifik bahwa para anggota tim proyek dan stakeholder harus melakukan untuk menghasilkan deliverable proyek.
2. Aktivitas Sequencing : Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara kelompok proyek.
3. Aktivitas Perkiraan Sumber Daya : Memperkirakan berapa banyak sumber daya sebuah tim proyek yang harus digunakan untuk melakukan kegiatan proyek.
4. Kegiatan Memperkirakan Durasi : Memperkirakan jumlah waktu kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individual.
5. Pengembangan Jadwal : Menganalisis untuk aktivitas, perkiraan aktivitas sumber daya, dan durasi aktivitas perkiraan untuk membuat jadwal proyek.
6. Kontrol Jadwal : Mengendalikan dam mengelola peubahan jadwal proyek.

Read more »

Project Scope Management

Pengertian Project Scope Management

o) Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.
o) Deliverable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan atau rapat.
o) Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengembalikan apa yang atau tidak termasuk dalam proyek.


Proses Project Management
o) Scope Planning :Menentukan ruang lingkup akan di tentukan , diverifikasi dan dikendalikan.
o) Scope Definition : Menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal yang akan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
o) Membuat WBS: Pengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi kecil, komponen jadi lebih mudah ditangani.
o) Scope Verifikasi : Penerimaan memformalkan ruang lingkup proyek.
0) Scope Control : Pengendalian perubahan lingkup proyek.

Read more »

Project Integration Management

Project Integration Management : Proses yang dibutuhkan untuk memastikan berbagai variasi elemen proyek terkoordinasi dengan baik. Meliputi :
° project plan development
° project plan execution
° overall change control

°project plan development
Rencana pengembangan proyek menggunakan output dari proses perencanaan lain untuk menciptakan sebuah dokumen yang konsisten koheren yang dapat digunakan untuk memandu kedua pelaksanaan proyek dan proyek pengendalian. Proses ini hampir selalu mengulangi beberapa kali. Sebagai contoh, draft awal dapat meliputi sumber daya generik dan jangka waktu yang bertanggal sementara rencana akhir mencerminkan sumber daya yang spesifik dan tanggal eksplisit. Rencana proyek digunakan untuk:
• Panduan pelaksanaan proyek.
• Dokumen perencanaan proyek asumsi.

°project plan execution
Proyek rencana eksekusi adalah proses utama untuk melaksanakan rencana proyek,
Sebagian besar anggaran proyek akan dikeluarkan dalam melaksanakan proses ini. dalam
proses ini, manajer proyek dan tim manajemen proyek harus berkoordinasi dan langsung antarmuka teknis dan berbagai organisasi yang ada dalam proyek tersebut.
Ini adalah proses proyek yang paling langsung dipengaruhi oleh area aplikasi proyek dalam bahwa produk dari proyek sebenarnya dibuat di sini.


° overall change control
Pengendalian perubahan secara keseluruhan yang bersangkutan dengan
(a) mempengaruhi faktor-faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang bermanfaat,
(b) menentukan bahwa perubahan telah terjadi,dan
(c) mengelola perubahan yang sebenarnya ketika dan ketika mereka terjadi.

keseluruhan pengendalian perubahan membutuhkan:

• Menjaga keutuhan pengukuran baseline kinerja-semua disetujui perubahan harus tercermin dalam rencana proyek, tetapi hanya ruang lingkup proyek perubahan akan mempengaruhi kinerja pengukuran baseline.
• Memastikan bahwa perubahan lingkup produk yang tercermin dalam definisi lingkup proyek.
• Koordinasi perubahan di bidang pengetahuan seperti Misalnya, perubahan jadwal yang diusulkan sering akan mempengaruhi biaya, risiko, kualitas, dan staf.

sumber :http://inash.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.4

Read more »

Group Proses manajemen Proyek

Pada Group Process Manajemen Proyek Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan Tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu :
a. Inisiasi Proyek
b. Kontrol Proyek
c. Perencanaan Proyek
d. Penutupan/akhir proyek
e. Eksekusi Proyek Dalam inisiasi proyek dilakukan sebuah pendefinisian proyek perencanaan.

Mendefinisikan atau merinci suatu tujuan proyek tersebut, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan, sesuai dengan batasan yang telah disepakati di dalam inisiasi proyek ialah sebagai berikut:
a. Eksekusi, Mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek.
b. Kontrol, Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
c. Akhir, Melakukan formalisasi hasil proyek.

Project Integration Manajement (Manajemen Integrasi) Proses dan kegiatan yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menentukan, menggabungkan,dan mengkoordinasikan proses dan kegiatan proyek manajemen dalam Grup Manajemen Proyek termasuk dalam Kawasan Pengetahuan Proyek Integrasi Manajemen. Tidak ada cara tunggal untuk mengelola proyek.

Manajemen Proyek yang berpengalaman dalam praktek menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan proses unik untuk setiap situasi, tergantung pada keadaan tersebut, variabel, dan tujuan. Kenyataan bahwa suatu proses tertentu atau teknik yang tidak digunakan dalam suatu proyek tidak berarti bahwa itu tidak dianggap. Sebaliknya, Proyek Integrasi Manajemen dan Tim Manajemen dibebankan dengan menilai penerapan semua proses dan tingkat pelaksanaan yang dianggap tepat untuk keberhasilan proyek saat merumuskan keseluruhan Proyek Integrasi Rencana Pengelolaan. TUTUP ATAU PROYEK FASE Proses menyelesaikan semua kegiatan di seluruh Grup Proses Manajemen Proyek untuk secara resmi menyelesaikan proyek atau fase.


Proyek dekat atau Fase adalah semua tentang menutup proyek dengan benar. Ini termasuk membuat dokumentasi yang diperlukan dan arsip, menangkap pelajaran yang dipelajari, memastikan kontrak yang benar ditutup, dan memperbarui semua aset proses organisasional.Keluaran akhir produk, layanan, hasil transisi. Tools & Teknik ahli Penghakiman Apakah Manajemen Proyek Integrasi? Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek yang mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan dengan benar, akan menghasilkan segala poses dari proyek berjalan lancar. Integrasi manajemen akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan. Hasil ini termasuk chart proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang lingkup proyek.

Di bawah ini adalah ringkasan dari apa yang melibatkan manajemen proyek integrasi. Proses apa saja yang Terlibat dalam Manajemen Proyek Integrasi? Integrasi manajemen melibatkan tujuh proses. Yang pertama dari proses ini adalah pengembangan piagam proyek. Piagam memulai proyek proyek. Dokumen ini memberi wewenang proyek untuk mendapatkan berlangsung. Proyek charter negara tujuan proyek dan nama manajer proyek. Hal ini biasanya tidak lebih dari satu halaman panjang. Proses kedua adalah pengembangan ruang lingkup pernyataan awal. Dokumen ini akan ditinjau kembali dalam unsur manajemen lingkup PMBOK. Pernyataan lingkup mendefinisikan apa dan apa yang bukan bagian dari proyek. lingkup laporan Yah-pasti akan menampilkan semua dan hanya bekerja terlibat dengan suatu proyek tertentu. Proses ketiga dalam manajemen integrasi merupakan pengembangan dari rencana proyek. Rencana proyek meliputi project charter, definisi proyek, tujuan proyek, anggaran proyek, jadwal proyek, sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek, pendekatan, rencana pengelolaan, dan penilaian risiko awal. Proses selanjutnya yang terlibat adalah mengarahkan dan pemantauan pelaksanaan proyek. Ini adalah ketika proyek benar-benar akan berlangsung. Produk yang dihasilkan selama fase ini meliputi produk deliverable akhir. Jika proyek ini di TI, deliverable akan menjadi program perangkat lunak. Kelima, pekerjaan proyek harus dipantau dan dikendalikan. Salah satu aspek penting dari proses ini adalah manajemen perubahan. Permintaan untuk perubahan proyek dapat dilakukan selama siklus hidup proyek. Jika permintaan ini tidak dimonitor dan dikontrol, maka kualitas proyek dapat dikompromikan. Sebuah tim harus dibentuk dalam rangka untuk mengawasi permintaan perubahan dan penerapan perubahan. Proses ini berkaitan erat dengan keenam: mengontrol perubahan yang terintegrasi. Akhirnya, proyek harus ditutup bila telah selesai.

Read more »

Konteks Manajemen Proyek dan TI

Dalam konteks manajemen proyek TI mengendalikan tiga aspek dari proyek TI yakni produk yang dihasilkan, waktu, dan biaya. Produk yang dihasilkan proyek TI dipatok mempunyai fitur sesuai rancangan, memenuhi batasan performance yang telah ditetapkan dan mudah pemeliharaannya. “Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan yang dapat ditolerir dan menghabiskan biaya sesuai dengan anggaran.

Manajemen Proyek itu sendiri memiliki beberapa keuntungan, seperti :
• Kontrol yang baik di bidang keuangan, fisik, dan sumber daya manusia
• Meningkatkan relasi dengan kostumer
• Waktu pengembangan yang lebih singkat
• Biaya yang relatif rendah
• Kualitasnya lebih tinggi dan dapat dipercaya
• Keuntungan akan menjadi lebih besar
• Meningkatkan produktifitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerjanya akan menjadi lebih baik

Manajemen Proyek juga memiliki beberapa atribut, yaitu :
• Mempunyai tujuan yang unik.
• Proyek bersifat sementara
• Dibangun berdasarkan progressive elaboration
• Membutuhkan sumber daya dari berbagai area, sering kali dari berbagai sumber
• Mempunyai pelanggan utama ataupun sponsor proyek
• Bersifat uncertainty ( ketidakpastian )

Dalam menyelesaikan suatu Proyek kadang kala kita juga akan mengalami kegagalan dikarenakan masih adanya beberapa kendala.
Adapun kendala dalam manajemen proyek tersebut adalah :
1. Ruang Lingkup Proyek ( Scope goals )
Mendefinisikan apa yang termasuk dalam pekerjaan proyek, produk atau servis atau hasil yang diinginkan sponsor proyek.
2. Waktu ( Time goals )
Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
3. Biaya ( Cost goals )

Mendefinisikan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
Selain itu dalam menyelesaikan suatu proyek kita juga harus melibatkan orang - orang yang dapat mempengaruhi aktivitas atau hasil proyek yang disebut dengan Stakeholders.

Kebutuhan dan keinginan stakeholders pada suatu proyek akan beraneka ragam.
Yang termasuk kedalam stakeholders adalah :
• Sponsor proyek
• Manajer proyek
• Tim proyek
• Staf pendukung
• Pengguna hasil proyek
• Supplier
• Musuh proyek ( orang yang merasa dirugikan dengan adanya proyek yang berlangsung) atau saingan.

Manajemen Proyek memiliki 9 Knowledge Area. Knowledge Area merupakan kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek.
Adapun 9 Proyek Manajemen Knowledge Area tersebut telah terbagi menjadi:
1. 4 Kemampuan utama yang mengacu kepada spesifik project objective
o Project scope management kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik.
o Project time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek.
o Project cost management kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek.
o Project quality management kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.
2. 4 Fasilitas kemampuan yang dibuat agar project objective dapat dicapai
o Project human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
o Project communication management, kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek
o Project risk management, kompetensi untuk menidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko - resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
o Project procurement management, kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi.
3. 1 Kemampuan yang sangat berpengaruh bagi semua bidang pengetahuan
o Project integration merupakan knowledge area yang ke-9. Management kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek.
Selain itu masih ada Project Management Tools & Technique yaitu alat yang digunakan untuk menilai manajer proyek dan timnya dalam melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge area.

Alasan peningkatan proyek yang sukses sangat bervariasi. Biaya rata – rata proyek yang dikeluarkan lebih hemat dari setengah total biaya proyek. Dengan memanfaatkan tool yang tepat serta kemampuan yang dimiliki project managers akan menciptakan proses manajemen yang lebih baik. Kenyataannya keberadaan suatu proses merupakan hal yang penting dalam keberhasilan proyek itu sendiri.

Terdapat beberapa cara untuk menetapkan keberhasilan proyek, yaitu :
• Proyek memenuhi scope goals, time goals, and cost goals.
• Proyek memuaskan pelanggan ataupun sponsor.
• Hasil akhir proyek memenuhi tujuan utamanya, seperti membuat atau menghemat

sejumlah uang tertentu, menyediakan ROI yang bagus, atau sekedar memenuhi keinginan sponsor.
Faktor – faktor lainnya yang dapat mendukung keberhasilan proyek adalah :
• Dukungan eksekutif.
• Keterlibatan user.
• Pengalaman manajer proyek.
• Tujuan bisnis yang jelas.
• Scope yang kecil.
• Perangkat lunak standar.
• Firm basic requirements.
• Metodologi formal.
• Estimasi yang terandalkan.
• Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan.

Perananan manager proyek dalam manajemen proyek adalah :
• Mediator antara proyek dan stakeholders.
• Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan atau penyelesaian proyek.



Sumber

Read more »

Pengenalan Manajemen Proyek

1. Pengertian Proyek
- Proyek adalah suatu usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk yang unik atau produk jasa.
- Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa/pelayanan unik tertentu, dilaksanakan manusia dengan memanfaatkan berbagai macam sumber daya, melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan control.
a. Proyek memiliki jangka waktu tertentu, yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan).
b. Bersifat unik, yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk/ jasa pelayanan yang identik.

2. Kendala-kendala Manajemen Proyek
- Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas
- Menejer proyek perlu mengambil pandangan holistic atau system proyek dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar.
- Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan , keterampilan dan peralatan dan teknik untuk proyek kegiatan dalam rangka untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek.
- Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan kompetensi, keahlian, peralatan metodelogi dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut.

Read more »